Початок подання конкурсних пропозицій: 29.11.2024 року
Кінцевий термін подання: 13.12.2024 року включно
Період надання послуг: грудень 2024 – грудень 2025 року (з можливістю продовження співпраці)
1. Мета залучення
Громадська організація «Екоклуб» оголошує тендер на залучення спеціаліста з операційної підтримки впровадження проєктів, а саме проекту: ANEW-LIFE («Задоволення потреб та готовність міст України до переходу на чисту енергію на прикладах та заходах з використанням інноваційного фінансування») є проектом, що співфінансується в рамках програми LIFE (Перехід на чисту енергію). Він спрямований на створення сприятливих умов для муніципалітетів України у плануванні та фінансуванні більш чистих та ефективних енергетичних систем в рамках загальних зусиль з реконструкції енергетики та інфраструктури в країні
Метою є забезпечення своєчасної та якісної адміністративної, комунікаційної та документальної підтримки команди проєкту, включаючи переклад, оформлення та структуризацію проєктної документації, підготовку презентацій, координацію завдань, а також підготовку аналітичного звіту з базової оцінки енергетичного стану однієї з територіальних громад-учасниць.
2. Основні завдання
- Переклад робочих документів, презентацій, звітів, супровідних листів українською та англійською мовами.
- Підготовка, оформлення та редагування документів (Word, Excel, PDF, Google Docs).
- Створення презентацій у PowerPoint на основі наданої інформації.
- Допомога в оформленні, зведенні та поданні звітних документів (у т.ч. донорам).
- Оформлення шаблонних договорів із підрядниками, заповнення реквізитів, підготовка супровідної документації.
- Ведення реєстрів договорів, контроль строків виконання зобовʼязань та збору підписаних документів.
- Підготовка супровідних листів, запитів, чеклістів, таблиць.
- Ведення нотаток зустрічей, узгодження завдань, допомога в організації робочих онлайн-зустрічей (в т.ч. у Zoom, Teams, Google Meet).
- Допомога у зборі, структуризації та архівуванні документів у спільному сховищі (Google Drive / SharePoint).
- Підготовка аналітичного документа щодо базової оцінки енергетичного стану територіальної громади
- Дизайн та верстка документів та інших графічних матеріалів
3. Очікувані результати
- Перекладені та структуровані документи українською та англійською мовами.
- Підготовлені презентації у візуально привабливій та логічній формі.
- Оформлені шаблонні договори та супровідні документи (вчасно, без помилок).
- Впорядковані таблиці, списки, нотатки та супровідна інформація до зустрічей.
- Організована система спільного зберігання проєктних документів.
- Аналітичний звіт із базової оцінки енергетичного профілю територіальної громади з якісною візуалізацією даних (графіки, таблиці).
- Дизайн аналітичного звіту
4. Вимоги до спеціаліста
- Досвід адміністративної чи проєктної роботи від 2 років.
- Письмове та усне володіння українською мовою; англійська мова на рівні, достатньому для листування з постачальниками та читання інструкцій донорів або постачальників.
- Досвід підготовки презентацій, ділових листів, документів.
- Впевнене володіння MS Office (Word, Excel, PowerPoint) або Google Workspace.
- Досвід написання аналітичних звітів або технічних документів буде перевагою.
- Досвід дизайну та верстки документів
- Відповідальність, пунктуальність, уважність до деталей.
- Здатність працювати у швидкому темпі з декількома завданнями одночасно.
Буде перевагою:
- Досвід у сфері енергетики або сталого розвитку громад.
- Знання Canva, Notion, Trello або інших систем проєктного менеджменту.
- Досвід підготовки офіційних звітів для донорів.
- Досвід дизайну та верстки документів
| Критерії оцінювання кандидатів (максимальна кількість балів – 100): |
| Запропонована вартість послуг Максимум: 50 балів Оцінюється за формулою: (Найнижча запропонована вартість / Вартість кандидата) × 50 !Постачальники послуг повинні подати свою фінансову пропозицію, вказавши вартість послуг, розраховану за один робочий день (8 годин). Загальна сума має базуватись на очікуваній кількості робочих днів, необхідних для виконання завдання. |
| Досвід у сфері операційної підтримки проектів |
| Максимум: 40 балів 40 балів – Має 2 роки релевантного досвіду, включаючи: підготовку, оформлення та переклад проєктної документації українською та англійською мовами; підготовку аналітичних звітів (у т.ч. в енергетичній або інфраструктурній тематиці); роботу з інструментами спільної роботи (Google Workspace, MS Office, SharePoint тощо); координацію завдань у командах та взаємодію з підрядниками. 25 балів – Має 1 роки досвіду в адміністративній або аналітичній роботі, виконував(ла) окремі завдання в межах проєктів (наприклад, підготовка презентацій, переклади, часткова робота з документами). 10 балів – Має обмежений досвід лише в одній із зазначених сфер (наприклад, виконував(ла) тільки переклад або тільки підготовку презентацій без роботи з повним циклом документації). 0 балів – Відсутній релевантний досвід у зазначених сферах. |
| Досвід співпраці з ГО «Екоклуб» |
| Максимум: 10 балів 10 балів – Має позитивний попередній досвід співпраці з ГО «Екоклуб» (ефективне виконання завдань, дотримання дедлайнів, комунікабельність). 5 балів – Має нейтральний або обмежений досвід (участь в одному проєкті, без істотних зауважень). 0 балів – Відсутній досвід або попередня співпраця була незадовільною. |
Для участі в тендері, будь ласка, надішліть до 13.12.204 включно лист на адресу competition@ecoclubrivne.org із темою “Тендер спеціаліст з операційної підтримки впровадження проектів– Назва учасника” і наступними документами у форматі PDF:
- Цінова пропозиція у довільній формі з описом обсягу та вартості послуг.
- Резюме або портфоліо з релевантним досвідом.
- Реєстраційні документи (витяг з ЄДР).
Результати тендеру будуть повідомлені учасникам електронною поштою.