Правильне оформлення документів та заявки для участі у програмі “Енергодім” – запорука отримання бажаного фінансування. Кожна суттєва помилка у документах змушує учасників витрачати додатковий час на її доопрацювання, відтак співвласники багатоквартирних будинків грантову частину отримують пізніше, ніж очікують.
Як йдеться на сайті Фонду Енергоефективності, найчастішими помилками є неправильне оформлення копій документів та витягів з протоколів загальних зборів ОСББ. Регіональний представник “Фонду енергоефективності” Михайло Лук’яник розповідає про юридичні особливості подання заявки та відшкодування коштів по програмі «Енергодім».
Так, щоб взяти участь у програмі, голови ОСББ повинні звертати першочергову увагу на такі документи:
- Програма підтримки енергомодернізації багатоквартирних будинків “Енергодім”.
- Порядок дій учасників програми підтримки енергомодернізації багатоквартирних будинків “Енергодім”.
Для участі у програмі “Енергодім” замовник має подати такі документи:
– Заявку на участь у програмі. Заявка є різною, в залежності від версії самої програми.
Потрібно розуміти, що у випадку помилки в одному або декількох пунктів у поданій заявці ОСББ буде змушене написати нову заявку через зміну версії програми. Нова версія програми призводить до неможливості зміни поданих раніше заявок, – розповідає експерт.
– Копію документу з кодом доступу /Статуту. Це документ, що допомагає Фонду ідентифікувати ОСББ. Опис документів, які Ви отримуєте, коли подаєте на реєстрацію ОСББ.
Якщо цього опису немає, можна подати Статут. Код доступу може надаватися один раз під час реєстрації або ж кілька разів, якщо, до прикладу, змінюється голова правління, – говорить Михайло Лук’яник.
– Рекомендаційний звіт, який містить Опис проєкту та Умови виключення обов’язкових заходів.
– Копію всіх договорів.
– Копію всіх актів.
– Копію всіх платіжок.
– Витяг з протоколів загальних зборів ОСББ.
– Повідомлення про пов’язаних осіб.
– Повідомлення про членів.
– Повідомлення про членів Правління та головного бухгалтера.Згода на обробку персональних даних.
До слова, приклади всіх необхідних документів можна знайти у розділі “Технічні матеріали” на сайті Фонду (за цим посиланням).
За словами Михайла Лук’яника, у Фонді заявка розглядається трьома основними напрямками: з технічної точки зору, з юридичної точки зору, з фінансової точки зору. Це три основні відділи Фонду, що перевіряють заявки незалежно один від одного:
Дуже часто буває, що два відділи підтверджують заявку, а третій – ні. Тоді заявку відправляють назад до ОСББ на доопрацювання, – твердить експерт.
Технічні аспекти, сертифікація енергетичної ефективності
До технічних аспектів реалізації програми “Енергодім” належить:
- Наявність енергетичного сертифікату, зареєстрованого у Базі енергетичних сертифікатів.
- Наявність в енергоаудитора кваліфікаційного атестату, внесеного до Бази атестованих енергоаудиторів.
- Рекомендаційний звіт, що повинен містити опис проекту та умови виключення обов’язкових заходів, що є додатками до звіту.
- Опис проекту має відповідати встановленій формі.
- Наявність підпису енергоаудитора та Голови правління ОСББ.
- Усі заходи, що вказані в описі проєкту, повинні відповідати програмі “Енергодім”.
- Інформація Розділів 1,3-5,7 Опису проекту повинна бути ідентична тій, що зазначена в енергетичному сертифікаті будівлі.
- Інформація у Розділ 2 Опису проекту повинна відповідати Протоколу Загальних зборів:
Що стосується технічних аспектів, то опис повинен відповідати протоколу зборів. Усі назви, весь перелік заходів має бути точно таким, який затверджено в протоколі. Якщо люди говорять, що ми виконаємо один-два-три заходи, то ці заходи мають бути в описі проекту, як і в протоколі. Окрім того, вони мають бути слово в слово виписані ідентично. Це дуже важливо, адже з юридичної точки зору це може по-різному трактуватися. За цим потрібно слідкувати, відкривати протокол, перераховувати заходи в описі проекту, назву заходів, так само назву заходів в описі проекту. На моїй пам’яті, практично кожна друга заявка, яка поверталася, мала до цього якісь претензії, мала якісь виправлення, – говорить Михайло Лук’яник.
– Інформація, вміщена у Розділі 6 Опису проекту, повинна бути ідентичною у розділах 2,3,4. Розділ 6 містить короткий опис заходів із зазначенням технічного (технологічного) рішення, що відповідає обраним заходам розділу 2 та діючим нормативним документам. Обсяги робіт в розділі мають відповідати геометричним та технічним характеристикам будівлі в розділах 3,4. Також експерт наголосив на тому, що розділи Опису не повинні містити незаповнених частин, пропусків, у них відсутні арифметичні помилки, а також дотримано розмірність усіх величин та значень.
– Наявний підпис енергоаудитора – ПІБ, атестаційний документ енергоаудитора або сертифікат інженера/проектувальника.
– Форма (Шаблон) виключення умов повинна відповідати встановленій (офіційній) Фонду Енергоефективності.
– Перелік заходів повинен відповідати опису проекту. Умови виключення та умови проекту мають співпадати.
На що звернути увагу під час подання заявки?
Додаток 4.1 До Переліку дій учасників Програми містить Рекомендації по заповненню Опису Проекту. Відтак, потрібно звернути увагу на:
- Найменування ОСББ, адресу будинку, рік введення в експлуатацію, кількість поверхів та інші дані повинні відповідати вказаній інформації в Енергетичному сертифікаті.
- Наявність ІТП, балансувальних клапанів, погодозалежного регулювання, терморегуляторів заповнюється за результатами обстеження.
- Довжина та утеплення трубопроводів визначають опісля обстеження.
- Також потрібно звернути увагу на кількість та вартість заходів, що має бути зазначено в Протоколі:
Нещодавно повернули нам одну із заявок, тому що поки ОСББ думало-гадало, то вартість заходів збільшилася. ОСББ вирішило додаткові заходи (заміна вікон та дверей) забрати, щоб втілити загальні заходи, тож це стало помилкою, оскільки на загальних зборах люди голосували за цей захід, – розповідає Михайло Лук’яник.
Юридичні аспекти, статут ОСББ
Статус ОСББ повинен відповідати вимогам чинного законодавства. Зокрема, закону України “Про ОСББ” та Типовому статуту ОСББ, зокрема визначений лише один з можливих порядків підрахунку голосів співвласників при голосуванні.
Закон України “Про ОСББ” передбачає, що кожен співвласник під час загальних зборів має кількість голосів пропорційну до площі належної йому квартири або нежитлового приміщення у загальній площі всіх квартир та нежитлових приміщень будинку. У той же час, закон надає ОСББ право змінити цей принцип підрахунку голосів та зафіксувати у своєму Статуті інший принцип, до прикладу, що кожному співвласнику належить кількість голосів відповідно до кількості квартир та/або нежитлових приміщень, що перебувають у його власності або, що кожен співвласник має один голос незалежно від кількості та площі квартир та/або нежитлових приміщень, що перебувають у його власності.
ОСББ подає або Опис, або Статут. Опис документів видається в ЦНАПі на момент реєстрації, коли голова ОСББ після установчих зборів приносить документи, листки голосування, заповнює певні формуляри і отримує Опис документів, де зверху зазначено реєстраційний номер і код. Код є основним, що ідентифікує ОСББ серед інших юридичних організацій.
Є велика ймовірність, що код, який подасте, може бути неактуальним, оскільки змінився голова ОСББ або, можливо, ви змінили статус ОСББ, тож кожного разу ви отримуєте новий Опис. Я вам рекомендую подавати всі зразки Описів документів. Краще подати всі, ніж не подати нічого, – розповідає Михайло Лук’яник.
Юридичні аспекти. Протокол загальних зборів
Фонд Енергоефективності перевіряє повну комплектність Протоколу Загальних зборів , тобто всі додатки – списки співвласників, листки голосування тощо. Порядок визначення кількості голосів співвласників повинен співпадати з тим, що визначений Статутом ОСББ.
Під час загальних зборів співвласники голосують особисто, зазначаючи свій особистий підпис та результат голосування “за” або “проти”. Допускається залучення законного представника на підставі нотаріально посвідченої довіреності. Також мають бути наявні наступні рішення загальних зборів щодо:
- попереднього погодження умов Грантового договору та приєднання до його умов;
- визначення переліку енергоефективних заходів для їхнього впровадження;
- визначення граничної вартості енергоефективних заходів.
ОСББ також повинне надати повну інформацію щодо підстав виникнення прав власності на житлові та нежитлові приміщення: зазначити номери та дати відповідних документів, що підтверджують право власності.
Наголошую, що перелік та назви заходів в Протоколі загальних зборів повинні відповідати назвав заходів у Програмі (пакетам А і Б), – говорить експерт.
Письмове опитування повинен проводитися протягом 15 календарних днів з дати проведення загальних зборів. Зазначені у відомості голосування або протоколах письмового опитування дати опитування мають бути не пізніше 15 календарних днів з дати проведення загальних зборів.
Має бути 15 днів для того, щоб кожен співвласник прийшов і поставив свій підпис щодо того чи того рішення. В іншій ситуації, ті співвласники, які не отримали такого права, можуть ваше рішення у судовому порядку ліквідувати.
Окрім того, у Протоколі загальних зборів та додатках повинні бути відсутні будь-які виправлення. У випадку наявності виправлень, вони мають бути юридично правильно оформлені.
Юридичні аспекти: Протокол та Витяг
Основні положення Протоколу:
- Взяти участь у програмі “Енергодім”/прийняти висновки енергетичного аудиту.
- Приєднання до грантового договору та його підписання.
- Обрання пакету заходів та надання голові правління повноважень на подання до державної установи “Фонд енергоефективності” документів.
- Встановлення максимально граничної вартості.
Протокол та Опис можуть містити помилки, тому документи потрібно ретельно перевіряти. Зокрема, помилки можуть бути під час підрахунку граничної вартості, переліку заходів, у назві заходів, невідповідності площ, хронології подій, посаді та підписах відповідальних осіб.
Наголошую, що важливо все перераховувати, щоб все було чітко, будь-які відомості повинні співпадати і в Протоколі і у Витязі. Також звертайте особливу увагу на хронологію подій, вона повинна збігатися з логікою: є сертифікат, а тоді – подача заявки. Протокол підписує голова правління, підпис голови Зборів та секретаря не треба , – зазначає експерт.
Фінансові аспекти подання заявки
Серед основних фінансових аспектів подання заявки – наявність та правильність заповнення всіх реквізитів у поданих документах. Зокрема, це витяг з ЄДРПОУ, заявка на участь, енергетичний сертифікат, рекомендаційний звіт, протокол Загальних зборів, договір на проведення сертифікації з енергоефективності, акт здачі-приймання наданих послуг, платіжні документи, що підтверджують оплату послуг, гарантійний лист, повідомлення про отримання фінансування з інших джерел.
Платіжні доручення на оплату послуг повинні бути оформлені належним чином. Тобто зазначені відповідні дати, а сам документ завірено підписом відповідального виконавця та відбитком штампа банку.
Окрім того, відсутність арифметичних помилок в планових розрахунках. У випадку наявності виправлень вони мають бути правильно оформлені.
Додаткова інформація
– Фонд Енергоефективності перевіряє всі документи, що стосуються Програми та виплати гранту.
– Передбачено три етапи фінансування – 3 етапи подання та розгляду Заявок і пакету документів.
– Оплата робіт на останньому етапі може здійснюватися покроково – не більше 5 кроків.
– Термін розгляду заявки №1 – 35 робочих дів. Інших заявок – від 15 до 45 робочих днів.
Додамо, що під час підготовки документів на участь в Програмі “Енергодім” (та інших етапів взаємодії з Фондом) представники ОСББ можуть звернутися за консультацією до регіонального радника, який допоможе розібратися з усіма процедурами та умовами Програми. Інформацію про регіональних радників та їхні контакти можна знайти за цим посиланням.
Стаття та серія вебінарів відбувається у рамках проєкту “Підвищення ефективності споживання енергії у ОСББ”, що реалізовує Екоклуб за підтримки Посольством Франції в Україні регіональної мережі коаліції «Реанімаційний пакет реформ» (РПР), а також у рамках проекту «Зміцнення мережі ГО “Ekonet” за підтримки “Хліба для Світу”.
