Громадська організація «Екоклуб» у рамках проєкту People in Need: « Підтримка підготовки до зими та відновлюваної енергетики на місцевому рівні в Україні» оголошує тендер на закупівлю послуг тимчасового розміщення, оренди залу та фуршетного обслуговування для проведення заходу 6 та 7 серпня 2025 року у туристичному місті на заході країни.
Початок подання конкурсних пропозицій: 04.07.2025
Кінцевий термін: 18.07.2024 до 23:59
Дата проведення заходу: 6 та 7 серпня 2025 року
Кількість учасників: 64 осіб
Технічне завдання
Вимоги до тимчасового розміщення (проживання)
Забезпечити проживання 64 осіб під час навчання, а саме:
із 5 до 7 серпня 2025 (2 доби) – 28 двомісних номерів, 8 одномісних (64 осіб)
- 1. Перевагою буде розміщення гостей у номерах категорії “стандарт” , за відсутності можуть бути запропонованим альтернативний варіант.
- 2. Окремі ліжка (для двомісного розміщення).
- 3. Власна ванна кімната.
- 4. Кондиціонер / опалення.
- 5. У вартість проживання має бути включено сніданок.
Технічні вимоги до конференц-залу
Послуги із оренди конференц залу, включають оренду залу на два повних дні – з 6 до 7 серпня 2025 року, із доступом до приміщення з 8:00 до 19:00 .
- 1. Зала площею не менше 100 м² (рекомендовано 150 – 200 м²), зручної доступності до зупинок громадського транспорту.
- 2. Не більше 10 хвилин (краще менше) пішки до місця проживання та харчування.
- 3. Простора кімната в якій легко відкрити вікна і провітрювати, або наявність кондиціонеру
- 4. Квадратна, або прямокутна кімната зі співвідношення сторін не більше ніж 3х1, без колон по середині залу. Тобто не коридор, а кімната.
- 5. На стіни можна клеїти паперовий скотч.
- 6. Забезпечення роботи у разі відключень електропостачання за допомогою генераторів.
- 7. Швидкий Wi-Fi для онлайн-участі та трансляції заходу.
- 8. Обладнання:
- -Мультимедійний проєктор або LED-екран
- – Мікрофони (петличні/ручні)
- – Колонки
- – Доступ до Інтернету
- – Клімат-контроль
Вимоги до укриття:
- – Наявність облаштованого укриття або найпростішого сховища на території закладу.
- – Укриття повинно вміщувати всіх учасників заходу (не менше 64 осіб).
- – Безперешкодний та швидкий доступ із приміщень, де перебувають учасники.
- – Наявність електроосвітлення та вентиляції (природної або примусової).
- – Укриття повинно бути чистим, сухим, без сторонніх предметів, що можуть становити небезпеку.
- – Забезпечення мінімального набору (лави/сидіння, вода, аптечка, ліхтар тощо).
Вимоги до фуршетного обслуговування:
Фуршетне обслуговування протягом всього заходу, для 64 осіб що включає:
6 серпня 2025 року:
Перша кава-брейк має містити каву на кожного учасника, к-ть порцій чаю ½ від к-ть учасників, фрукти, десерт, солона закуска, вода в глечиках, сік
Обід – комплексний обід, який буде збалансований по вазі. (Рекомендоване поєднання м’ясо/риба+гарнір, салат, напій);
Друга кава-брейк – має містити каву на кожного учасника, к-ть порцій чаю ½ від к-ть учасників, фрукти, десерт, вода в глечиках, сік.
Вечеря – комплексна вечеря, яка буде збалансований по вазі. (Рекомендоване поєднання м’ясо/риба+гарнір, салат.
7 серпня 2025 року:
Перша кава-брейк – має містити каву на кожного учасника, к-ть порцій чаю ½ від к-ть учасників, фрукти, десерт, вода в глечиках, сік.
Обід – комплексний обід, який буде збалансований по вазі. (Рекомендоване поєднання м’ясо/риба+гарнір, салат, напій)
Вечеря – комплексна вечеря, яка буде збалансований по вазі, та може бути сформована у ланч-бокси для учасників котрі вибуватимуть раніше запланованого часу вечері.
- 1. Для оперативного обслуговування учасників під час каво-перерви у разі використання кавомашини доцільно передбачити дві одиниці обладнання.
- 2. Кава-пауза НЕ в залі, де відбувається тренінг.
- 3. Пропозиція має містити варіант вегетаріанських та/або веганських страв.
Критерії оцінювання(максимальна кількість балів – 100):
| 1. Запропонована вартість послуг (проживання + конференц-зал + харчування) Вага критерію: 50% Формула оцінювання: (Найнижча запропонована вартість / Вартість кандидата) × 50 Примітка: надто низька вартість може бути підставою для уточнення обґрунтованості ставки та перевірки відповідності іншим технічним вимогам. |
| 2. Відповідність технічним вимогам (проживання, конференц-зал, укриття, фуршет) Вага критерію: 30% Оцінювання (максимум 5 балів): 5 балів – Усі технічні вимоги виконані повністю. Пропозиція містить: достатню кількість номерів (28 двомісних з окремими ліжками, 8 одномісних), розміщення учасників у номерах категорії “стандарт”, з власною ванною кімнатою, кондиціонером, сніданком; конференц-зал площею ≥100 м², з відповідною формою, вентиляцією, технічним обладнанням (проєктор або LED-екран, мікрофони, колонки), Wi-Fi, генератором; фуршетне обслуговування, що відповідає всім пунктам (2 кава-брейки, обід, вечеря), включає вегетаріанські/веганські опції, достатню кількість кавомашин, окреме приміщення для перерв. 4 бали – Усі основні вимоги дотримано. Незначні недоліки, що не впливають суттєво на якість (наприклад, менша кількість кавомашин). 3 бали – Пропозиція виконує більшість вимог, але є відчутні недоліки (наприклад, кількість номерів недостатня, немає генератора, відсутні вегетаріанські опції, незручне планування залу). 2 бали – Значна частина вимог не виконана або запропоновані неприйнятні альтернативи (спільна ванна кімната, одномісні номери для двох осіб, конференц-зал у форматі коридору). 1 бал – Виконано менше половини вимог. Суттєві ризики для комфорту або проведення заходу. 0 балів – Пропозиція не відповідає критичним умовам (відсутній придатний зал, дуже мала кількість номерів, невідповідне харчування тощо). |
| 3. Близькість та зручність доїзду від автобусної та залізничної станцій Критерій вагою: 10 % 2 бали – Готель розташований не більше ніж за 10 хвилин пішки від зупинки громадського транспорту. В населеному пункті є автобусна та залізнична станції. Або готель пропонує трансфер, який входить у вартість послуг. 1 бал – Готель розташований більше ніж за 10 хвилин пішки від зупинки, але в населеному пункті є автобусна та залізнична станції. Готель пропонує трансфер, який входить у вартість. 0 балів – Готель розташований далеко від зупинок громадського транспорту, або в населеному пункті немає автобусної чи залізничної станції, і відсутній трансфер. |
| 4. Наявність укриття Критерій вагою: 10 % 2 бали – На території готелю є облаштоване укриття або найпростіше сховище, яке: вміщує усіх учасників заходу (не менше 64 осіб); має електроосвітлення та вентиляцію (природну або примусову); забезпечує швидкий та безперешкодний доступ із приміщень для проживання і проведення заходу; укриття чисте, сухе, без сторонніх предметів, із мінімальним набором (лави/сидіння, вода, аптечка, ліхтар тощо). 1 бал – Укриття є, але має часткову відповідність вимогам (наприклад, недостатня місткість, обмежений доступ, відсутність деяких елементів безпеки). 0 балів – Укриття відсутнє, непридатне або недоступне (наприклад, вузьке, захаращене, далеко розташоване, без вентиляції чи світла). |
Щоб взяти участь в тендері, будь ласка, надішліть до 18 липня 2025 року включно лист на адресу tender@ecoclubrivne.org із приміткою “Тендерна пропозиція захід PIN” із вкладеннями:
- Цінова пропозиція за формою
- Реєстраційні документи Учасника (Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР) або
Витяг з реєстру платників Єдиного податку чи Витяг з реєстру платників ПДВ (у разі якщо є платником ПДВ));
Результати тендера організатор повідомить учасникам на їхню електронну пошту.
У разі наявності питань tender@ecoclubrivne.org до 17 липня 2025 року включно.